Huishoudelijk reglement

 

 

 Huishoudelijk Reglement van de Volkstuinvereniging "Zuid-Es” te Zuidlaren.

 

Algemene Bepalingen

 

Het lidmaatschap, aanmelding / contributie / opzegging:

 

Art. 1                   Kandidaat-leden melden zich bij het bestuur, via een (digitaal) inschrijfformulier. Zij worden op de kandidaat-ledenlijst geplaatst.

Art. 2.1 a.           Kandidaat-leden komen in volgorde van de datum van aanmelding in aanmerking  voor een vrijkomende tuin. Aanvaardt een kandidaat-lid de aan geboden tuin, dan zal het kandidaat-lidmaatschap worden omgezet in een voorlopig lidmaatschap voor de duur van 1 kalenderjaar en zullen alle rechten en plichten met betrekking tot de leden van de volkstuinvereniging, waaronder het naleven van het Statuut en huishoudelijk reglement in werking treden voor het betreffende lid.

b.                   Aan het eind van het tuinseizoen beoordeelt de tuincommissie of het voorlopige lidmaatschap kan worden omgezet in een definitief lidmaatschap, afhankelijk van de staat van onderhoud waarin het gehuurde zich bevindt. Bij twijfel kan het voorlopig lidmaatschap met maximaal 1 jaar worden verlengd.

c.                   Het bestuur kan in bijzondere gevallen afwijken van de volgorde op de wachtlijst.

 

Art. 2.2                  Er worden alleen tuinen voor biologische teelt uitgegeven. Ook voor tuinen die worden overgenomen geldt dat er vanaf de overname alleen nog op biologische wijze geteeld mag worden

 

Art. 3                   Elke overname van, of het in gebruik afstaan van tuinen geschiedt door tussenkomst van het bestuur middels een registratie in de ledenadministratie. Wordt een wijzigingniet gemeld, dan geldt de bestaande registratie van het lidmaatschap. Onderlinge overdrachten worden niet erkend. Het terugstorten van gelden en contributies wordt uitsluitend gedaan aan leden waarvan de gegevens bekend zijn bij het bestuur.

Art. 4                   Bestaande leden hebben prioriteit bij het verkrijgen van een andere en/of extra tuin. Indien bestaande leden een andere en/of extra tuin prefereren, dienen zij dit aan hetbestuur kenbaar te maken. Het bestuur zal de vrijgekomen tuin in gebruik geven aan het lid dat zich daartoe als eerste bij de secretaris meldt. Voor het registreren van de nieuwe tuin zullen de bepalingen in art. 5 gelden voor een bestaand lid als ware hij een nieuw lid. Voor iedere separate tuin geldt een borgsom. (--)

Art. 5                   Een nieuw lid betaalt éénmalig een borgsom en jaarlijks contributie en huur, zoals vastgesteld in de ALV. Een nieuw lid ontvangt een exemplaar van het huishoudelijk reglement en de code voor het sleutelkastje. Bij beëindiging van het lidmaatschap   wordt de borg terug betaald als de sleutel is ingeleverd (indien van toepassing) en is voldaan aan de vereisten van oplevering conformart. 14 lid Hvan het huishoudelijk reglement.

Art.6                    Alle leden worden geacht bekend te zijn met de inhoud van de statuten, reglementen en besluiten van de vereniging en deze als zodanig op te volgen.

Art.7                    Het lidmaatschap van de vereniging en de contributie voor het gebruik van de beschikbaar gestelde tuin wordt aangegaan voor de periode van 1 jaar, lopende per kalenderjaar van 1 januari tot 31 december en wordt tot wederopzegging doorlopend verlengd met een kalenderjaar.

Art. 8                   Jaarlijkse financiële verplichtingen, contributies en huren  dienen uiterlijk 1 februari betaald te zijn. Voor overige vorderingen geldt een standaard betalingstermijn van 30 kalenderdagen na de factuurdatum, tenzij anders aangegeven..

Art. 9                   Alle betalingen aan de vereniging geschieden door storting op bankrekening NL90RABO0142627429 t.n.v.Volkstuinvereniging Zuid-Es.

Art. 10                 a. Opzegging van het lidmaatschap dient schriftelijk of per email uiterlijk 1 december voor  afloop van het kalenderjaar te worden doorgegeven aan het bestuur.

                            b. Tenzij het bestuur anders besluit, blijft een lid bij beëindiging van  het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar, de jaarlijkse bijdrage voor het gehele jaar verschuldigd.

                           

 

Toegang tot het volkstuincomplex en de vlindertuin:

 

Art.11                  Alle leden hebben toegang tot het volkstuincomplex en de door het bestuur aan hen beschikbaar gestelde tuin(en). Introducés vallen onder de verantwoordelijkheid van het lid dat geregistreerd staat in de ledenadministratie zoals bekendbij het bestuur.

Art.12                  Leden van de volkstuinvereniging kunnen aanwezige personen op het complex sommeren het complex te verlaten wanneer daartoe aanleiding is (bijvoorbeeld vandalisme)

Art.13                  Leden van het bestuur of de daartoe door het bestuur aangewezen leden hebben te allen tijde toegang tot de aan de leden beschikbaar gestelde tuinen, mits daartoe aanleiding is.

 

 

Indeling, aanleg,onderhoud en gebruikvan de beschikbaar gestelde tuin(en)

 

Art.14                  Ieder lid krijgt van het bestuur uit hoofde van zijn/haar lidmaatschap de vrije beschikking over de aan hem/haar beschikbaar gestelde tuin(en), met dien verstande dat uitdrukkelijk wordt gewezen op de volgende bepalingen:

A.    De tuin zal in goede staat worden aanvaard en geregeld    

worden onderhouden.

B.    De begrenzing met de algemene toegangspaden voor, naast en achter de tuin dient vrij te worden gehouden van begroeiing; het gebruik van worteldoek, landbouwplastic en/of azijn en/of chemische middelen is hierbij niet toegestaan.

C.    Er mag alleen met gieters water worden gegeven. Het is alleen toegestaan tuinslangen op de gemeenschappelijke kranen aan te sluiten voor het vullen van tonnen op het eigen perceel en alleen op momenten dat er weinig gebruik wordt gemaakt van de kranen.

D.   Op de gedeelten die grenzen aan de naastgelegen tuin wordt een pad aangelegd met een breedte van tenminste 25 cm., of men komt met de buren hierover tot overeenstemming, zodat de belendende percelen geen hinderondervinden van de teelt vande buren.

E.    Mest- en composthopen mogen worden aangelegd op een wijze die niet hinderlijk is voor anderen

F.    Ieder lid is verplicht deel te nemen aan door of namens het bestuur voorgestelde algemenewerkzaamheden.

G.   Hoogopgaande gewassen en fruitbomen dienen zodanig te worden geteeld dat er geen              overlast voor anderen ontstaat. Hierover vindt onderling overleg plaats. Wisselt de aangrenzende tuin van huurder, dan dienen er opnieuw afspraken met deze te worden gemaakt.

H.   Bij beëindiging van het lidmaatschap aan het eind van het kalenderjaar dient de tuin vlak, schoon, vrij van onkruid en beplanting, ontdaan van bouwsels en verhardingen te worden opgeleverd uiterlijk 31 december. Bij tussentijdse beëindiging geldt een termijn van 1 maand na opzegging.

In overleg met het        bestuur kunnen met (kandidaat-)leden hierover andere afspraken worden gemaakt.

I.      Als naar het oordeel van het bestuur het gehuurde niet in overeenstemming met art. 14 H wordt opgeleverd, kan het bestuur een derde partij opdracht geven de tuin op te ruimen. De kosten zijn voor de huurder.

 

 

Teeltvoorschriften

 

Art. 15                 A.  De leden zijn geheel vrij hun tuin naar eigen inzicht te betelen, met dien   verstandedat aardappelen slechts om de 4 jaar op dezelfde plaats verbouwd mogen worden (ter voorkoming van aardappelmoeheid). Voor het overige dienen de voorschriften van de NVWA, divisie Landbouw en Natuur en andere gezaghebbende autoriteiten te worden opgevolgd.

B.    Het gebruik en de toepassing van chemische bestrijdingsmiddelen en/of kunstmest is niet toegestaan op tuinen voor biologische teelt en op tuinen die worden uitgegeven na 1april 2019

C.     Bij overtreding van lid A en/of B van dit artikel wordt het individuele lid door hetbestuur aansprakelijk gesteld.

D.    De leden dienen de aanwijzingen van het bestuur op te volgen ten aanzien van:

1.      De dwingende bepalingen met betrekking tot de preventie en bestrijding van phytophtora

2.      De bestrijding van de coloradokever en de larven hiervan

 

 

Art. 16                 Bebouwing op een gehuurde tuin is NIET toegestaan met uitzondering van een  tuinkist. Voor het schilderen ervan mag slechts gebruik gemaakt worden van de kleuren zwart, groen of bruin. Men kan ook gebruik maken van een transparante laag.

 

Art.17                   Tijdelijke bouwwerken ten behoeve van het telen van gewassen zijn toegestaan tot een hoogte van maximaal 200 cm. Deze tijdelijke bouwwerken mogen geen overlast geven voor omliggende tuinen.

 

 

Verbodsbepalingen:

 

Art. 18                 Het is verboden:

A.    Handel te drijven op het volkstuincomplex, uitgezonderd in situaties wanneer dit een door de vereniging georganiseerde activiteit betreft ten behoeve van de vereniging

B.    Vuur te maken.

C.     Zowel op als buiten het tuincomplex afval of vuilnis te deponeren.

D.     Zonder toestemming van het bestuur veranderingen aan te brengen in eigendommen van de vereniging.

E.     Zonder toestemming andermans tuin te betreden, uitgezonderd zij die in opdracht van het bestuur handelen.

F.      Loslopende honden of katten mee te nemenop het tuincomplex

G.     De tuin als opslagplaats te gebruiken.

H.    Het tuincomplex met motorvoertuigen (zoals bromfietsen, motoren en auto’s) te berijden, uitgezonderd om te laden en te lossen.

I.       Luid spelendegeluidsapparatuur aan te hebben.
J. Het in gebruik hebben of nemen van de (oost)singel is slechts toegestaan met formele toestemming van het bestuur.

 

 

Overtredingen:

 

Art. 19                 Bij overtredingen van een der bepalingen van de wet, van de statuten, de betalingstermijn of van het huishoudelijk reglement, hetzij door een lid, hetzij dooreen gebruiker, zal het bestuur de betrokkende een schriftelijke waarschuwing doen toekomen per mail en hemwijzen op de overtreding.

Art. 20                 Indien de betrokkene geen gevolg geeft aan de waarschuwing zal het bestuur de ontzettingsprocedure starten.

Art. 21                 Een lid kan tegen het besluit van het bestuur in beroep gaan cf. art. 5.7 van de  statuten.

 

 

 

Commissies:

Art. 22

A.    In het belang van de vereniging kunnen verschillende commissies in het leven worden geroepen.

B.    Als commissies worden aangemerkt: kascommissie, tuincommissie,  marktcommissie en beheercommissie

C.      De commissies worden gevormd door de leden.

D.    De commissieleden worden benoemd door het bestuur. De benoemingen worden ter kennis gebracht van de leden.

E.     Aan elke commissie, uitgezonderd de kascommissie, wordt een lid van het  bestuur toegevoegd als contactpersoon

F.     Elk financieel beheer van een commissie staat onder direct toezicht van de penningmeester van de vereniging.

G.     De commissies brengen verslag uit aan het bestuur en zo nodig aan dealgemene vergadering

De Kascommissie:

A.     Art. 23De kascommissie bestaat uit twee leden en een reservelid.

B.     De leden controleren tenminste eenmaal per jaar de boeken.

C.     De leden zijn tot de algemene vergadering verplicht tot geheimhouding tegenover derden, met uitzondering van de voorzitter van de vereniging.

D.    Jaarlijks treedt één lid af, welke niet terstond herkiesbaar is.

 

 

 

 

De marktcommissie:

Art. 24

De taak van de marktcommissie bestaat uit het in- en verkopen van de op detuin benodigde artikelen. Alle inkopen en het vaststellen van de verkoopprijzen    geschieden in overleg met het bestuur. Winsten komen ten goede aan de vereniging.

 

 

De beheercommissie:

 

Art. 25                 De beheercommissie draagt zorg voor het regelen van onderhoud aan materialen, onderhoud, omheining en toezicht op het algeheel onderhoud. Dit alles in opdracht van het bestuur, waar detuincommissie ook verantwoording aan schuldig is.

 

De tuincommissie

 

Art. 26.1             

De tuincommissie:
a. ziet toe op de naleving van de bepalingen in het huishoudelijk reglement, met name het onderhoud, beheer en de oplevering van tuinen.
b. controleert hiertoe 3 x per jaar de tuinen en brengt hiervan verslag uit aan het bestuur.
c. kan het bestuur adviseren een lid te royeren indien een lid in gebreke is gebleven en geen gehoor heeft gegeven aan herhaalde waarschuwingen.
d. beoordeelt aan het eind van het tuinseizoen of het voorlopige lidmaatschap kan worden omgezet in een definitief lidmaatschap en adviseert het bestuur hierover.

 

 
Art. 26.2 Procedure:
1. Ieder jaar vindt 3 keer, omstreeks mei, juli en oktober, een controle plaats door de tuincommissie. 6
2. Indien een lid niet voldoet aan het gestelde in de statuten en/of het Huishoudelijk Reglement, ontvangt het lid een waarschuwingsbrief van het bestuur, waarin hen wordt verzocht de tuin alsnog in goede staat te brengen.
3. Als bij de volgende keuring blijkt dat het lid niet aan het verzoek heeft voldaan en bij het bestuur is niet bekend dat er sprake is van bijzondere omstandigheden, volgt een tweede brief.
4. In deze brief wordt het lid medegedeeld dat indien binnen 4 weken na ontvangst van de brief nog geen actie is ondernomen, het lidmaatschap per direct zal worden opgezegd. Dit ontslaat het lid niet van de verplichting de tuin schoon op te leveren.
5. De commissie begeleidt de oplevering van eenzijdig opgezegde tuinen cf art. 14 H en neemt indien nodig maatregelen. 

Niet voorziene gevallen

 

Artikel 27

 

1.     In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Het bestuur dient daarvoor verantwoording af te leggen aan de algemene ledenvergadering

 

 

 

 

Inwerkingtreding en vaststelling:

 

Art. 28                  Dit reglement en de wijzigingen hierop treden terstond in werking na vaststelling door de algemene ledenvergadering.

 

Slotbepaling:

 

Art. 29                 Aanvullingen of wijzigingen van het reglement vinden plaats als de ledenvergadering daartoemet gewone meerderheid besluit.

 

 

 

 

Aldus besloten in de vergadering van 5 november 1981.
Gewijzigd in de algemene ledenvergadering van 15 april 2015. Aangepast in de algemene ledenvergadering van 12 april 2016.Aangepast in de algemene ledenvergadering van 11 april 2017 Aangepastin de algemene leden vergadering van 16 april2019 Aangepast in de algemene ledenvergadering van 7 juni 2020 Aangepast in de algemene ledenvergadering van 25 april 2022

 

Aangepast in de algemene ledenvergadering van 7 maart 2023

Voorzitter H.J. Vos

Secretaris M. Elting